[물류] 도매증표란?

물류 도매증표는 유통과 물류 과정에서 매우 중요한 서류 중 하나로, 물류센터나 유통업체가 상품을 공급하거나 이동시키는 과정에서 사용되는 거래 명세서 또는 출고 관련 서류를 말합니다. 도매증표는 일반적으로 상품의 도매 판매나 대량 출고 시점에 작성되며, 공급자와 수요자 간의 물류 흐름을 기록하고 추적하기 위한 핵심적인 문서 역할을 합니다.

1. 도매증표의 정의
도매증표(wholesale delivery slip)는 제조사, 총판, 도매업체 등이 고객사(소매점, 대형마트, 중간 도매상 등)에게 상품을 대량으로 판매하거나 출고할 때 동봉하거나 발행하는 문서로, 다음의 정보를 포함합니다.

1) 출고 일자
2) 공급자 정보 (상호, 주소, 연락처 등)
3) 수요자 정보 (상호, 주소, 담당자 등)
4) 품목명
5) 수량
6) 단가 및 총액
7) 제품 코드 또는 바코드
8) 포장 단위 (BOX, EA, 파렛트 등)
9) 비고 (특이사항, 반품 조건 등)
10) 차량 정보 (운송 차량 번호, 운송 기사 등)
11) 서명 또는 날인란

2. 도매증표의 주요 목적
1) 거래 증빙
도매증표는 실제 출고 또는 공급이 이루어졌다는 것을 증명하는 문서입니다. 구매자와 판매자 간 거래 내역을 명확히 하여 이후의 분쟁을 예방합니다.

2) 재고 관리
물류센터나 창고에서 출고되는 상품의 수량을 기록함으로써, 재고 수불(입출고 현황)을 정확히 관리할 수 있습니다.

3) 회계 처리와 세금 증빙
세금계산서나 거래명세서와 함께 사용되어 부가세 신고나 회계 장부 정리에 도움을 줍니다.

4) 배송 및 검수
배송 중에는 운송 기사나 물류 담당자가 도매증표를 기반으로 제품을 적재 및 하차하고, 수요처에서는 이를 기반으로 검수 작업을 진행합니다.

3. 도매증표의 구성 요소 상세 설명
1) 문서 번호
출고 건별로 고유하게 부여되는 번호. 추적성과 관리에 중요

2) 출고 일자
실제로 물류가 출발한 날짜. 회계/배송 기준일

3) 공급자 정보
출고를 진행한 회사의 정보 (상호, 주소, 담당자 등)

4) 수요자 정보
상품을 받는 곳의 정보. 보통 매장, 소매점, 물류센터 등

5) 품목명
출고되는 상품의 정확한 이름. 모델명까지 명시하는 경우 많음

6) 제품 코드
바코드, SKU, ERP 코드 등 제품 식별을 위한 코드

7) 수량
품목별 출고 수량. 단위와 함께 명시 (EA, Box 등)

8) 단가 및 금액
세전 단가와 총 금액.
세금계산서 발행과 연계됨

9) 포장단위
상품이 어떻게 포장되어 있는지 (ex: 1박스당 12개입)

10) 비고
제품 파손 여부, 특별 조건, 반품 조건 등 기재 가능

11) 서명란
공급자와 수요자의 수령 확인용 서명 또는 도장

4. 도매증표의 활용 예시
1) 유통 도매업체의 출고
A유통은 B마트에 라면 1,000박스를 출고
출고 시 도매증표를 함께 전달
B마트는 입고 시 해당 증표를 기반으로 검수 및 입고 처리
증표에 기재된 수량과 실 입고 수량이 다를 경우, 즉시 클레임 처리 가능

2) 물류센터의 B2B 출고
물류센터는 ERP에서 출고지시서를 기반으로 도매증표를 출력
제품 적재 후 배송 기사에게 증표를 전달
수요처에서는 이 도매증표를 통해 입고를 확인하고 전산에 반영
만약 제품이 누락되거나 파손되었다면, 도매증표 기록을 바탕으로 원인 규명 가능

5. 도매증표와 다른 문서의 차이점

6. 디지털화와 도매증표
최근에는 전자문서화, 모바일 앱을 통한 증표 확인, QR 코드/바코드 기반의 자동 검수 시스템과 연동하여 도매증표도 디지털화되고 있습니다.

1) 장점
(1) 종이 사용 최소화
(2) 실시간 추적 가능
(3) 오류 발생률 감소
(4) ERP/WMS 시스템과 자동 연동 가능

7. 도입 사례
쿠팡, 마켓컬리, 롯데마트 등 대형 물류 기업들은 디지털 도매증표를 활용하여 배송기사에게 모바일로 출고 내역을 전달하고, 수요처에서 전자서명으로 입고 확인 절차를 완료함

8. 도매증표 작성 시 유의사항
1) 오기재나 누락 방지
상품명, 수량, 단가 등은 반드시 ERP와 일치시킬 것

2) 거래처와 사전 협의된 조건 반영
포장 단위, 단가, 반품 가능 여부 등

3) 실시간 기록 반영
물류 흐름에 따른 출고 시점 기준으로 작성

4) 수령 확인 절차 준수
공급자와 수요자 간의 책임소재를 명확히 하기 위해 수령 서명 또는 시스템상 수령처리 필요

도매증표는 단순한 종이 문서를 넘어, 물류와 유통 전반의 흐름을 명확히 파악하고 관리하는 데 필수적인 도구입니다. 공급자와 수요자 간의 거래 신뢰를 기반으로 하며, 물류 정확성, 재고 효율성, 회계 투명성을 동시에 달성할 수 있도록 돕습니다. 특히 디지털 전환 시대에서는 도매증표 역시 전자화되고 있으며, 물류 자동화 시스템(WMS, TMS 등)과 연계되어 그 중요성이 더욱 강조되고 있습니다.

 

도매증표를 기준으로 피킹을 하기도 한다.