[물류/SAP] 구매요청(PR, Purchase Requisition)이란?

SAP에서 PR(Purchase Requisition, 구매 요청)은 구매 프로세스의 초기 단계에서 사용되는 문서입니다. PR은 특정 부서 또는 사용자가 필요한 자재나 서비스를 식별하고 이를 내부적으로 요청하는 데 사용됩니다. 이 프로세스는 조직이 필요한 항목을 적시에 확보하도록 지원하며, 효율적인 자재 관리와 조달 계획에 필수적입니다.

1. PR의 주요 목적
1) 구매 필요 사항 전달
자재 또는 서비스의 필요성을 구매 부서에 알림.

2) 예산 관리 지원
필요한 항목을 사전에 계획하고 예산 초과를 방지.

3) 조달 프로세스 시작
PO(구매 주문) 또는 RFQ(견적 요청)와 같은 후속 작업으로 이어짐.

2. PR의 구성 요소
1) 헤더(Header)
- 문서 번호
PR 문서의 고유 식별자.

- 생성 날짜
PR이 생성된 날짜.

- 요청 부서
PR을 요청한 부서.

- 우선순위
PR의 긴급성 표시.

2) 항목(Item)
- 자재 번호
요청된 자재의 고유 번호.

- 수량
요청된 자재의 수량.

- 납기일
필요한 자재의 예상 수령 날짜.

- 조달 유형
구매, 외주 조달, 내부 이전 등.

- 저장 위치(Storage Location)
자재를 저장할 위치.

- 계정 할당(Account Assignment)
관련된 비용 센터 또는 프로젝트 번호.

3. PR 생성 방법
PR은 수동 또는 자동으로 생성될 수 있습니다.

1) 수동 생성
- SAP GUI에서 트랜잭션 코드 ME51N을 사용하여 PR 생성.
- 사용자가 필요한 정보를 입력하고 저장하여 PR 생성.

2) 자동 생성
- MRP(Material Requirements Planning)
자재 소요량 계획 실행 중 시스템이 자동으로 PR 생성.

- 프로젝트 시스템
특정 프로젝트와 연계된 자재 또는 서비스가 필요할 경우 생성.

4. PR의 승인 절차 (Release Strategy)
PR이 생성된 후 승인 프로세스를 거쳐야 할 수 있습니다. SAP에서는 "Release Strategy(승인 전략)"를 사용하여 PR 승인 흐름을 정의합니다.

1) 승인 조건
PR의 금액, 자재 유형, 조달 그룹에 따라 승인 필요 여부가 결정.

2) 다단계 승인
특정 PR은 여러 계층의 승인을 요구할 수 있음.

3) 전자 서명
승인자는 SAP 시스템에서 PR을 디지털 방식으로 승인.

5. PR의 상태(Status)
PR은 프로세스 중 여러 상태로 전환됩니다.

1) Open
PR이 생성되었으나 후속 작업이 없는 상태.

2) Released
승인이 완료된 상태.

3) Converted
PR이 PO 또는 RFQ로 변환된 상태.

4) Closed
더 이상 사용되지 않는 상태.

6. PR과 후속 문서
PR은 조달 프로세스에서 핵심적인 연결고리 역할을 합니다.

1) RFQ(Request for Quotation)
PR을 기반으로 공급업체에 견적 요청을 발송.

2) PO(Purchase Order)
PR 데이터를 바탕으로 구매 주문 생성.

3) Scheduling Agreement
PR에서 나온 정보를 사용하여 일정 협정 생성.

7. PR 사용의 장점
1) 조달 프로세스 표준화
모든 구매 요청을 중앙에서 관리.

2) 효율적인 예산 관리
구매 요청 단계에서 비용을 확인 및 검토 가능.

3) 자동화
MRP와 통합하여 수작업 입력 최소화.

4) 추적 가능성
PR 번호를 통해 구매 프로세스를 추적.

SAP PR은 조직의 구매 요청을 효율적으로 관리하고, 투명성과 계획성을 높이는 데 중요한 역할을 합니다.

 

즉, PR은 SAP MM 모듈에서 PO(Purchase Ordedr)가 나오기 전단계라고 보면 된다. 위에서도 나왔듯이, PO는 PR에 의해 만들어지고, 이 PR로 인해 WMS에서 PO 오더가 인터페이스가 되어 오더 처리 진행이 시작된다.