[물류] 물류 Delivery Note란?

물류에서 Delivery Note는 배송 전표 또는 납품서라고도 하며, 물품이 수령인에게 전달될 때 동봉되거나 따로 제공되는 문서입니다. 이 문서는 발송된 물품의 목록과 세부 사항을 명확히 기록하여, 송하인(발송자), 운송자, 수하인(수령자) 간의 거래를 확인하고 추적하는 데 중요한 역할을 합니다.

1. Delivery Note의 정의
Delivery Note는 납품되는 상품의 상세 목록을 포함한 문서로, 일반적으로 다음의 목적을 위해 사용됩니다.

1) 수령인이 수령한 상품이 주문한 내용과 일치하는지 확인
2) 송하인이 납품 완료 내역을 문서화
3) 물류 과정에서의 분쟁 방지와 사후 처리 기준 제공

Delivery Note는 법적인 영수증이나 세금계산서와는 다르며, 대체로 금액 정보는 포함하지 않는 것이 일반적입니다. 그러나 기업에 따라 금액 정보를 함께 제공하는 경우도 있습니다.

2. Delivery Note의 주요 구성 요소
Delivery Note는 일반적으로 다음과 같은 항목들을 포함합니다.

1) 문서 번호 (Delivery Note No.)
추적을 위한 고유 식별자

2) 송하인 정보 (Sender Information)
회사명, 주소, 연락처 등

3) 수하인 정보 (Recipient Information)
고객명, 납품 주소, 연락처 등

4) 납품일자 (Delivery Date)
실제 배송 일자

5) 주문 번호 (Order No.)
구매 주문과의 연관성 명시

6) 상품 리스트 (Item List)

7) 품목 코드 (Item Code)

8) 품명 (Item Description)

9) 수량 (Quantity)

10) 단위 (Unit of Measure)

11) 기타 속성 (예: 시리얼 번호, 배치 번호)

12) 비고 (Remarks)
파손 여부, 미납품 항목 사유 등

13) 서명란 (Signatures)
수령 확인용 (받는 사람의 서명란 포함)

3. Delivery Note의 기능과 중요성
1) 검수 기준 제공
수하인이 상품을 수령할 때, 무엇이 얼마나 왔는지 확인할 수 있는 기준 문서가 됩니다. 실물과 문서가 다르면 즉시 클레임을 제기할 수 있습니다.

2) 거래 증빙 자료
송하인은 해당 문서를 통해 납품이 완료되었음을 입증할 수 있으며, 이후 청구나 고객 지원 시 참조 문서로 사용됩니다.

3) 재고 관리와 연동
창고에서는 입고/출고 처리 시 Delivery Note의 정보를 기준으로 WMS(Warehouse Management System)에 반영하게 됩니다.

4) 내부 프로세스 관리
회사 내부에서 구매 부서, 회계 부서, 물류 부서 간의 정보 공유에 활용됩니다. 또한, 향후 반품, 재배송 등의 처리를 위한 기준이 됩니다.

4. 물류 프로세스에서 Delivery Note의 위치
1) 고객의 주문 수신
구매 주문(PO)이 접수되면 ERP 또는 OMS에서 관련 정보를 기반으로 배송 준비가 시작됩니다.

2) 출고 준비 및 포장
WMS를 통해 Picking 및 Packing이 이루어지고, 이 단계에서 Delivery Note가 자동 생성됩니다.

3) 출고
상품과 함께 배송차량 또는 운송업체에 전달되며, 운송 중에도 문서가 유지됩니다.

4) 납품 및 검수
수하인은 Delivery Note와 실제 상품을 대조하여 누락이나 오류 여부를 확인하고, 수령 서명을 합니다.

5) 사후 처리
이상 발생 시, 해당 문서를 바탕으로 클레임 제기, 반품 처리, 보상 절차 등이 진행됩니다.

5. Delivery Note와 관련 문서와의 차이점

Delivery Note는 송장(Invoice)과 혼동되기 쉬우나, 금전적 거래를 위한 청구 목적이 아닌 납품 사실과 내용을 명시하는 용도입니다.

 

6. 실제 사용 예시 (케이스 스터디)
1) 제조업체의 부품 납품
A사가 B사에 자동차 부품을 공급할 때, 각 납품 건마다 Delivery Note를 발행합니다. B사는 입고 시 해당 문서와 실제 부품을 대조하여, 수량이 맞는지, 품질 이상이 없는지를 확인합니다. 이 검수 결과는 ERP에 기록되어 추후 정산 및 품질 관리를 위한 기초 데이터가 됩니다.

2) 온라인 쇼핑몰의 물류센터
C사는 전자상거래 주문을 처리하는 3PL 물류센터를 운영합니다. 각 주문건에 대해 Picking 완료 후 Delivery Note를 출력하여 포장 박스에 동봉합니다. 고객이 상품을 수령한 뒤 오류가 있을 경우, 동봉된 Delivery Note를 기반으로 고객센터에 문의하고 빠르게 문제를 해결할 수 있습니다.

7. 전자화된 Delivery Note
최근에는 대부분의 기업이 종이 문서 대신 전자 납품서(e-Delivery Note) 시스템을 도입하고 있습니다.

1) 시스템 자동 생성 및 전송 (ERP/WMS 연동)
2) 오류 방지 및 추적성 향상
3) 환경 보호 및 비용 절감
4) 수하인 서명도 디지털화 가능

특히, 클라우드 기반 물류 시스템에서는 납품 내역과 수령 확인을 모두 온라인으로 처리하여, 물류 데이터의 통합성과 실시간 모니터링이 가능해졌습니다.

Delivery Note는 단순한 납품 확인 문서가 아닌, 물류 신뢰성과 투명성 확보를 위한 핵심 수단입니다. 주문과 납품 사이의 일관성을 유지하고, 재고 및 회계 프로세스에 있어 중요한 연결 고리 역할을 합니다. 정확하게 설계되고 일관되게 사용된 Delivery Note는 고객 만족도 향상은 물론, 물류 비용 절감과 분쟁 최소화에도 크게 기여합니다.

 

딜리버리 노트의 경우에 이제 ERP인 SAP에서 모든 delivery들이 딜리버리 노트에 기록이 된다. 그래서, SAP에서 WMS로 오더를 내리면 이 딜리버리 노트 번호를 기반으로 DO 또는 DN을 사용하여 이 번호를 가지고 오더를 구분한다.